2010.07.29 Thursday
決断はリアルで
社内の情報共有がとても重要なテーマとなっています。
会社と言う組織体は多くの人間が関わって仕事をしています。会社が組織として活動するためには「チームワーク」が不可欠です。
よって、会社内での個人プレーはありません。たとえ、一人の作業であっても、その作業の前後に「誰か」が関わっており、そこから会社の価値を生み出し、最終的に顧客の喜びを創造しています。
そのためには、組織としての目標を知り、目標達成に向けた具体的な方法を理解し、さらに現状の進捗状況を全員が知っておくべきです。
情報共有を迅速にするためにメールを活用して、社内での情報をやり取りしている中小企業も多いと思います。
先日ある後継者H氏にお会いした時に
「情報を会社全体で共有しようと、メーリングリストなどを簡単に使えるようにしているのに、従業員はあまり活用していないんです。どうしたら、従業員が活用するようになるのでしょうか?」
私は
「従業員さんが使いづらいと言っている現象を3つ教えてください」
と質問したら、答えはこうでした。
1、メーリングリストにたくさんのメールがありすぎで読む気がしない。
2、様々な部署の意見が入り乱れてあり、何に読めばいいかわからない。
3、メーリングリスト内での何が決定されているかが分からない。
メールを使って情報を共有する一番の目的は「会社が目標達成のために必要な情報を共有する」ことです。
このH氏の会社ではこの視点が抜けていました。つまり、メーリングリストに流す情報が「なんでもいい」のではなく、「○○に関係のあること」と絞り込むことが重要です。これができれば、1と2はほとんど解決できます。つまり、不必要な情報がなくなるので、読みやすくなります。
そして、組織として非常に問題なのは3です。
メーリングリストは「意思決定」の場として使用することはあまりお勧めしません。なぜかは皆さんお分かりと思います。
メールを見る環境は個人で違うので、メールを見ていない人や見るタイミングが遅かった人は、その人の意見もなく勝手に物事が決まってしまいます。
これでは、せっかくの情報共有も意味がなくなります。
やはり、意思決定や判断は面と向かって、顔を突き合わせて決めるべきです。
情報共有はお互いを理解し、必要な情報だけを集めるツールとして活用してください。
会社と言う組織体は多くの人間が関わって仕事をしています。会社が組織として活動するためには「チームワーク」が不可欠です。
よって、会社内での個人プレーはありません。たとえ、一人の作業であっても、その作業の前後に「誰か」が関わっており、そこから会社の価値を生み出し、最終的に顧客の喜びを創造しています。
そのためには、組織としての目標を知り、目標達成に向けた具体的な方法を理解し、さらに現状の進捗状況を全員が知っておくべきです。
情報共有を迅速にするためにメールを活用して、社内での情報をやり取りしている中小企業も多いと思います。
先日ある後継者H氏にお会いした時に
「情報を会社全体で共有しようと、メーリングリストなどを簡単に使えるようにしているのに、従業員はあまり活用していないんです。どうしたら、従業員が活用するようになるのでしょうか?」
私は
「従業員さんが使いづらいと言っている現象を3つ教えてください」
と質問したら、答えはこうでした。
1、メーリングリストにたくさんのメールがありすぎで読む気がしない。
2、様々な部署の意見が入り乱れてあり、何に読めばいいかわからない。
3、メーリングリスト内での何が決定されているかが分からない。
メールを使って情報を共有する一番の目的は「会社が目標達成のために必要な情報を共有する」ことです。
このH氏の会社ではこの視点が抜けていました。つまり、メーリングリストに流す情報が「なんでもいい」のではなく、「○○に関係のあること」と絞り込むことが重要です。これができれば、1と2はほとんど解決できます。つまり、不必要な情報がなくなるので、読みやすくなります。
そして、組織として非常に問題なのは3です。
メーリングリストは「意思決定」の場として使用することはあまりお勧めしません。なぜかは皆さんお分かりと思います。
メールを見る環境は個人で違うので、メールを見ていない人や見るタイミングが遅かった人は、その人の意見もなく勝手に物事が決まってしまいます。
これでは、せっかくの情報共有も意味がなくなります。
やはり、意思決定や判断は面と向かって、顔を突き合わせて決めるべきです。
情報共有はお互いを理解し、必要な情報だけを集めるツールとして活用してください。